Antes de entrar en materia, recordamos que todos aquellos que realizan una actividad empresarial están obligados a llevar los Libros Contables y a presentar las Cuentas Anuales en el Registro Mercantil de la provincia donde se ubique el domicilio social del negocio.
¿Qué es la legalización de los libros contables?
La legalización de los libros contables en el Registro Mercantil consiste en depositar los libros contables obligatorios en el Registro de la provincia donde radique el domicilio social de la empresa, así se «cierra» la contabilidad de la empresa y evitamos modificaciones.
¿Cuál es el plazo para legalizarlos?
Se tiene cuatro meses de plazo para legalizar los libros de la empresa, desde que se cierra el ejercicio contable.
Lo habitual es que el cierre del ejercicio económico de la empresa se realice el 31 de diciembre. Por lo tanto, el plazo para legalizar los libros finaliza el 30 de abril del siguiente año.
¿Qué consecuencias tiene no legalizar los libros?
La no legalización de los libros contables no suele traer consigo sanciones, excepto que estos sean reclamados por alguna parte interesada en algún pleito. Sin embargo, al ser una obligación mercantil, aconsejamos cumplir con la normativa y legalizarlos.
Sin embargo, la Ley General Tributaria si establece sanciones indirectamente por incumplir las obligaciones contables y registrales (artículo 200.3 Ley General Tributaria), que tendrán el carácter de sanción grave y llevarán aparejada una multa pecuniaria fija de 150 euros.
Además, por inexactitud u omisión de operaciones o la utilización de cuentas con significado diferente, se sanciona con multa proporcional del 1 por 100 de los cargos o abonos omitidos, inexactos o falseados con un mínimo de 150 euros y un máximo de 6.000 euros.
¿Y legalizarlos fuera de plazo?
En caso de que por alguna razón una empresa no haya llegado a tiempo, y tenga que legalizar los libros fuera de plazo, el registrador deberá hacerlo constar en la diligencia del libro y en el asiento correspondiente al libro-fichero de legalizaciones, tal y como establece el artículo 33 del Reglamento del Registro Mercantil en su punto 3.